27-09-2022 17:16:25 11 min læsetid

Kanban til projektledelse

Er du fortrolig med projektledelse i kanban?

Når man arbejder projektbaseret, er der forskellige metoder til at arbejde effektivt – og en af de mest populære er kanban. I denne artikel vil vi forklare, hvad kanban er, og hvordan du opsætter et kanban-kort til dit projekt.

Essensen af kanban

En af de mest kendte metoder til at arbejde effektivt i projekter er kanban. Kanban er en dynamisk og fleksibel projektmodel, hvor flow er et centralt begreb: Kanban visualiserer arbejdsgangen i projektet på en overskuelig måde, hvilket letter et godt samarbejde og åben kommunikation i projekterne.

I kanban arbejder man i et kontinuerligt flow, i modsætning til f.eks. Scrum metoden. I scrum arbejder du i klart definerede perioder, ofte 14 dage. I kanban er der ikke sådanne begrænsede tidsperioder.

Psst! Download guiden 9 trin til en vellykket projektimplementering for at få tips til, hvordan du kan styre dine projekter bedre

Sådan fungerer kanban

Udgangspunktet for projektledelse i kanban er et taskboard, som alle deltagere i projektet har adgang til.

På opgavetavlen præsenteres hele arbejdsprocessen visuelt, og der opsættes en kolonne for hvert trin i arbejdsgangen.

Det grundlæggende layout af et kanban-kort består af disse tre kolonner:
  1. At gøre - opgaver, der skal udføres (en slags efterslæb)
  2. Work in progress (WIP) - opgaver i gang
  3. Afsluttet/Udført - opgaver, der er udført

Det er almindeligt at tilpasse kolonnerne til den arbejdsgang man har i teamet, man kan tilføje lige så mange kolonner man vil. Det vender vi tilbage til senere i artiklen.

Se eksempel på kanban-tavle i Moment længere ned

En post-it seddel til hver opgave

På kanban-tavlen opretter du et "kort" eller en "note" til hver opgave i projektet. Hver note/opgave gennemgår trinene i projektet: Opgaven starter i kolonnen "To do", og trækkes over til næste kolonne, når nogen begynder at arbejde med opgaven. Når opgaven har gennemgået alle trin i processen, ender den til sidst i sidste kolonne: "Udført".

Sådan opsætter du kanban-tavlen til dit projekt

På en kanban-tavle kan du legge til så mange kolonner du ønsker, tilpasse arbejdsflyten i dit team. Involver hele projekt-teamet når der skal i gang med at lave en kanban-tavle.

1. Start med at kortlægge den eksisterende arbejdsgang

For at finde ud af hvilke kolonner du skal have på kanban-tavlen, skal du starte med at kortlægge arbejdsgangen i projektet. Det er vigtigt at præcisere, at dit kanban-board ikke skal give dig en ny måde at arbejde på – det skal snarere systematisere den arbejdsgang, du allerede har.

Identificer hvilke processer du har i projekterne.

2.Lav en visuel præsentation af arbejdsgangen

Når du har defineret alle trinene, bør du opsætte en visuel præsentation af arbejdsgangen. Nogle kan godt lide at starte med at tegne trinene op på en tavle, og hænge post-it-sedler op med typiske arbejdsopgaver. Arbejdsgangen kan også tegnes op i et digitalt værktøj.

3. Opret kolonner til de forskellige trin i projektet

Når du har lavet et klart, visuelt billede af trinene i projektet, er det tid til at oprette specificerede kolonner til din kanban-tavle. Et kanban-tavle kan bestå af nogle få kolonner eller mange – det afhænger af, hvor kompleks din arbejdsgang er.

Et eksempel på et sæt kolonner kunne være: At gøre (planlagte opgaver), Brainstorming, Produktudvikling, Design, Brugertest, Gennemgang, Launch, Completed.

Eksempel

Et typisk kolonnelayout for et designteam kan se sådan ud, sat op i Moment:

Design, produktion, levering, færdiggjort.

Kanban-i-moment-2

Nøglen til effektivitet: Sæt en grænse for antallet af opgaver i WIP

En af de ting, der gør kanban til en effektiv projektmetode, er, at du sætter grænser for antallet af opgaver, du kan have i hver kolonne "igangværende arbejde".

For eksempel kan du sætte en grænse på maksimalt fem opgaver i en kolonne. Det betyder, at hvis der allerede er fem opgaver i projektets "Test"-fase, skal du gennemføre mindst én af opgaverne, før du kan tilføje en ny opgave til test. Hvis en kolonne derimod næsten er tom, er det indlysende, at det er på tide at trække en ny opgave ind i den kolonne.

Antalsbegrænsningen i hvert trin af projektet er det, der gør kanban til en effektiv måde at arbejde på. Det sikrer, at projektteamet får løst opgaver, og skubber dem frem i projektet, i stedet for at starte mange opgaver uden at færdiggøre dem.

Det anbefales at begynde at arbejde efter kanban-metoden i en kort periode uden at sætte grænser for WIP, for at observere, hvordan arbejdet forløber. Når du har set, hvordan det går, kan du starte med en antalsbegrænsning. Det er almindeligt at starte med en begrænsning på 1-1,5 x antallet af ressourcer i hver kolonne. Juster tallet, efterhånden som du ser projektets fremskridt.

Antalsbegrænsningen gør flaskehalse synlige 

Hvis opgaver hober sig op i en af kolonnerne på kanban-tavlen, kan du hurtigt fange det og se, hvad flaskehalsen er. På den måde kan du forbedre de områder af projektet, der ikke fungerer optimalt, og løse problemer, der får projektet til at stoppe. Det er også nemmere at se, om der er behov for at inddrage flere ressourcer i projektet.

Definer de ansvarlige personer i hvert af trinene i arbejdsgangen

The Kanban method facilitates good collaboration and open communication in the project, by working transparently with the tasks: All employees can see which tasks are on the board and at which stage in the process they are.

It is important that each project participant is aware of which steps in the workflow they themselves are responsible for. That way, they can look at the kanban board and easily see which work tasks are available for them to work on.

Kanban sørger for et kontinuerligt flow i projektet

Det er vigtigt, at arbejdsgangen fungerer godt, når man arbejder med Kanban. Alle opgaver skal naturligvis bevæge sig igennem de forskellige trin, for at de kan løses i rette tid.

Kanban giver også mulighed for fleksibilitet i projektet. Fordi alle i teamet til enhver tid har overblik over opgaver i arbejde (WIP), kan du springe til en anden opgave, der arbejdes med efter behov. Så længe du holder dig inden for grænsen for antallet af WIP'er.

Lær, hvordan du opsætter et kanban-opgavekort i Moment:

Opsæt et kanban-tavle i Moment

I Moment kan du arbejde kanban-baseret i opgavestyringsfunktionen.

Her er det nemt at opsætte et taskboard, der er tilpasset arbejdsgangen i dit projekt. Du opretter nemt de kolonner, du skal bruge, og kan trække opgaver frem, når de er afsluttet i én kolonne. Opret tags for opgavens omfang og vigtighed. Du kan også tildele opgaven til bestemte teammedlemmer.

Når en opgave er tildelt et teammedlem, får de besked via e-mail. Alle teammedlemmer kan få adgang til opgavebrættet for at få et overblik over deres flow, og de kan filtrere for at se, hvilke opgaver der i øjeblikket er tildelt dem. På den måde er det nemt at holde alle opdateret.

 

Læs mere om, hvordan Rørbæk & Møller Arkitekter bruger mindre tid på projektledelse med Moment

 

 

 

avatar

Fabian Egbele

Advisor and Training Manager in Moment