Sturla Røysland 14.jul.2021 02:30:37 7 min read

Øk din likviditet med enklere fakturering i Moment

Kontantstrøm er til en bedrift hva oksygen er for kroppen din - viktig for å overleve. Å sørge for at du får betalt er derfor noe av det viktigste du kan gjøre for din bedrift. Uten det kan du ikke betale lønn, regninger eller deg selv. Du kan heller ikke investere i eller utvide virksomheten din. Alt dette kan virke åpenbart åpenbart - noe som gjør det enda mer overraskende å se hvor mange selskaper som tar en så enkel, men likevel viktig del av virksomheten for gitt. De risikerer å ofre likviditeten sin ved å unnlate å fakturere klientene sine tidlig, ved å ha utdaterte verktøy til fakturering, og sørge for at de får betalt.

Et av de mest effektive tiltakene du kan gjøre i din virksomhet for å øke likviditeten og gjøre bedriften din mer motstandsdyktig, er å sikre gode fakturarutiner ved å fakturere i riktig tid og ha et godt system. Å ha de riktige verktøyene for oppgaven vil bidra til å gjøre dette enklere og redusere tidsforbruket, slik at du kan fakturere både raskere og tidligere. Du får også bedre oversikt over hvilke fakturaer som forfaller eller allerede har forfalt. I dette blogginnlegget ser vi på hvordan Moment hjelper deg med å lage og sende kvalitetssikrede fakturaer, og sørge for at de blir betalt.

Timeregistrering og godkjenning

Hvis du fakturerer per time, vil du mest sannsynlig ha behov for å registrere og godkjenne tidsregistreringer. Overraskende nok gjør mange kontorer fremdeles manuell godkjenning av tidsrekord ved å skrive ut rapporter eller fakturautkast og dele dem ut til prosjektledere for justeringer. På slutten av dagen vil de samle alle papirene og manuelt legge inn beskrivelse og timer på nytt i prosjektverktøyet. Dette er en gammeldags og ikke minst tidkrevende måte å sørge for at timer faktureres riktig.

I Moment kan alle prosjektledere se og justere en hvilken som helst tidsregistrering så snart en kollega har registrert timer. Hvis beskrivelsen mangler, kan du sende kommentar tilbake til din kollega ved å legge til en kommentar om hva som må endres. Kollegaen din vil motta en e-post med kommentaren og en lenke direkte til timelisten. Og kanskje det viktigste; du kan justere fakturerbar tid separat fra arbeidstimer, og på denne måten opprettholde korrekte prosjektkostnader for teammedlemmer. Vi anbefaler vanligvis prosjektledere å gå gjennom tidsregistreringer en gang i uken for å sikre at de er i samsvar med kontrakter, progresjonen av prosjektet og kundens forventninger.

Elektroniske fakturaer

Elektronisk fakturering, eller e-fakturaer, har eksistert lenge. Dette lar deg sende fakturaer direkte til klientens fakturasystem (vanligvis et regnskapsverktøy) for superenkel godkjenning. Mange selskaper har ikke klart å implementere denne effektive standarden, og har foretrukket å holde seg til gode gammeldagse PDF-filer eller til og med fakturaer på papir. Noe som koster en formue, både for seg selv og sine kunder.

Moment støtter e-fakturering gjennom både EHF, PEPPOL og GLN-standarden. Dette gir mulighet for e-fakturering i alle europeiske land, eller der disse standardene støttes. Når det er på tide å fakturere klientene, har godkjenning av timeregistrering (forhåpentligvis) allerede blitt utført, og alt du trenger å gjøre er å sende fakturaene og vente på at betalingene kommer inn. Skulle du trenge noen justeringer i siste øyeblikk, som å legge til en kommentar eller beskrivende tekst, kan fakturaen enkelt redigeres før forsendelse. Du kan også velge om time spesifikasjon og vedlegg for prosjektutgifter skal være inkludert eller ikke.

Betalinger og påminnelser

De fleste banker tilbyr i dag en løsning for å sende ut status for betalinger, som gir deg oversikt over hvilke fakturaer som er betalt eller ikke. Denne tjenesten blir ofte referert til som en "OCR-avtale". Dette er en mye bedre løsning enn å registrere betalinger manuelt ved å gå gjennom konto utskriften, som er en tidkrevende og unødvendig operasjon.

Siden Moment kan motta OCR-filer direkte fra banken, vil alle betalinger bli registrert automatisk og oppdateres i kundeoversikten i Moment. Hvis en faktura ikke blir betalt innen forfallsdatoen, blir den merket som forfalt, og du kan sende betalingspåminnelser via e-post direkte fra Moment, og skille mellom 1. og 2. gangs varsel. Så snart betaling er registrert blir eventuelle tilsvarende prosjektoversikter også oppdatert og synlige for prosjektledere.

Integrasjon med ditt regnskapssystem

Når du er ferdig med fakturering, vil du ha disse opplysningenen/dataene inn i regnskapssystemet ditt. Uten riktig integrasjon eller fileksport må alle bokføringsdata tastes inn manuelt, og du vil kaste bort dyrebar tid og energi. Og manuell inntasting øker også muligheten for feil.

Siden vi tar sikte på å eliminere alle unødvendige tidstyver, integrerer vi Moment med alle regnskapssystemer våre klienter bruker - så lenge systemene deres tillater integrasjon eller filimport. På denne måten overføres alle data som er relevante for bokføring automatisk. Dette inkluderer vanligvis kunde- og prosjektdata, fakturanummer, linjer og beløp. Moment kan også importere prosjektutgifter fra regnskapssystemet ditt, slik at du kan fakturere utlegg til klienten din om nødvendig, og ha et riktig prosjektregnskap.

Konklusjon

Vi hører ofte historier fra våre kunder at de har redusert og mer enn halvert faktureringstiden etter at de byttet til Moment. Dette gir enorme besparer, som kan frigjøres til andre driftsoppgaver. En ekstra fordel er selvfølgelig økt likviditet, siden du fakturerer tidligere, sender betalingspåminnelser oftere og har tid og energi til å være oppmerksom på timer og gebyrer du kanskje ikke ellers hadde oppdaget.


Ser du etter en enklere måte å fakturere for dine timer og øke din likviditet? Book en demo med oss i dag. Selvsagt helt uforpliktende.

 

 

Lyst å høre mer? Få gratis demo.