Marit Lauritzen 13.jul.2021 05:01:13 7 min read

5 trinn til vellykket prosjektledelse

1. Planlegg dine ressurser


Misforståelser og feil kan ofte føre til unødvendige kostnader i prosjektene dine, og du må kanskje bruke ressurser på å rette feil og gjøre om arbeidet. God planlegging i de innledende fasene vil øke sannsynligheten for et vellykket prosjekt. Og du du og dine kunder blir fornøyde med resultatet.


Finn ut hvor mange timer du kan bruke, og del dem på ukene og ressursene du har til rådighet i hver fase. Dette gjør at prosjektmedlemmer, prosjektledere, og ledelse forøvrig, kan se hvor mye tid hver ansatt kan bruke hver uke. Etter hvert som prosjektet utvikler seg, kan teamet se oppdatert informasjon om registrerte timer sammenlignet med det som er planlagt. Ressursledelse øker bevisstheten om budsjett og gir et sikkerhetsnett for prosjektlederen.

2. Legg til priser og prisendringer med en gang

For å skape en smidig faktureringsprosess er det lurt å se hvor du kan kutte ned på administrativt arbeid (som ofte er rene kostnader). I det øyeblikket en kontrakt er signert, legg til prisene som er avtalt i systemet, sammen med avtalte åpningstider og nødvendig kundeinformasjon. Dette vil hjelpe faktureringsprosessen til å kjøre på auto-pilot, og du vil ha full kontroll over lønnsomhet fra begynnelse til slutt.

Hvis du oppdager at flere timer er nødvendige for å levere prosjektet enn det som ble avtalt, ta kontakt med kunden for å diskutere muligheten for noen ekstra timer hvis kontrakten tillater det. Hvis det ikke er mulig, kan du opprette en aktivitet med en "ikke-fakturerbar" prismodell som du kan bruke til å logge ekstra timer. På denne måten trenger du ikke å korrigere disse timene senere, og du vil sørge for at fakturaer sendes med riktig antall fakturerbare timer. Selv om de fleste prosjekter skal kunne faktureres, anbefaler vi at du legger til en ikke-fakturerbar prismodell for arbeid som ikke genererer inntekt fra begynnelsen. Dette lar deg ha full oversikt over alle timer som ikke gir inntekt, og kan enkelt skille prosentandelen av fakturerbare timer kontra ikke-fakturerbare timer.

3. Godkjenn timer fortløpende

De fleste selskaper som jobber på timer har opplevd å bruke flere timer enn planlagt. For eksempel, hvis de ansatte registrerer timene sine sent, bruker mer enn planlagt eller logger feil. Dette blir ofte ikke oppdaget før vi er i ferd med å sende fakturaen, eller enda verre - når en kunde klager på at en faktura er feil. Da er det for sent å gjøre noe med timene som er brukt, pluss at du må bruke tid på å korrigere fakturaene.


miljo_3_1920x1080Heldigvis finnes det bedre løsninger: Så snart et prosjektmedlem registrerer timene sine i et prosjekt, bør disse timene være tilgjengelige for godkjenning av prosjektlederen. Dette gjør at prosjektlederen kan få full kontroll over brukt tid så snart som tiden er registrert. Hvis det ikke er i henhold til planen, kan lederen varsle prosjektmedlemmene umiddelbart. Dette hjelper i å se at alle jobber etter planen, og at tidsregistreringene er korrekte og godkjent lenge før fakturering.

Men, det er ikke lett (eller anbefalt) å gjennomgå registrerte timer på alle prosjekter hver dag. For å sikre at du ikke overforbruker budsjettet, er det nyttig å få systemet til å varsle om registrerte timer i forhold til estimerte timer. I øyeblikket kan du bestemme hvilke prosentandeler som vil utløse en e-postmelding, for eksempel når du har nådd 50%, 70% og 90% av estimerte timer per aktivitet.

4. Oppfølging av fakturaer og innbetalinger

Hvis du har en egen person hos deg som tar seg av fakturering, vil vi anbefale at du som prosjektleder holder kontroll over betalinger fra kunder i prosjektene dine. Automatiske betalingsoppdateringer kan ordnes gjennom en "OCR-avtale" som du gjør med banken din. Når vi snakker om automatisering, anbefaler vi sterkt å sende elektroniske fakturaer til kundene dine. Dette sendes direkte fra deg til din kundes fakturasystem, og sikrer at fakturaen ender med riktig mottaker umiddelbart. Å sende fakturaer elektronisk er mye raskere enn med papir eller PDF, og gir ofte raskere betaling. Du vil også ha en oppdatert fakturahistorikk, inkludert informasjon om hva som er sendt, når og til hvem. Din økonomisjef/CFO vil også være fornøyd fordi elektronisk fakturering er billigere enn å håndtere transaksjoner manuelt!

Hvis en faktura ikke er betalt av kunden din, bør du umiddelbart sende en betalingspåminnelse. I øyeblikket får du automatisk en liste over forfalte fakturaer. Her kan du velge de som skal ha en påminnelse om betaling og sende dem på e-post med en forhåndsdefinert tekst. For å opprettholde gode kundeforhold, kan første varsel sendes uten gebyr for sen betaling eller tillegg. Hvis kunden ikke betaler etter en til to vennlige påminnelser, bør du stoppe prosjektet og ta direkte kontakt med kunden og avtale en betalingsplan.

5. Evaluer prosjektet

Å analysere og evaluere prosjektet er kanskje noe av det viktigste, iallefall for fremtidig læring og prising av prosjekter.

Analysering av lønnsomhet hjelper deg med å gjøre bedre estimater og gjøre mer lønnsomme avtaler på fremtidige prosjekter. Ved å analysere flere prosjekter og sammenligne dem, kan du lage et bilde av hvilken type prosjekter du bør fokusere på og bør prioritere fremover. I øyeblikket kan du se ervervede inntekter per time, den ansattes sanne kostnad for et prosjekt og bidragsmarginforholdet. Ved å bruke tegger/koder kan du også se hvor mye som faktureres og ikke faktureres per prosjekttype.

Lyst å høre mer? Få gratis demo.

 

Så enkelt kan du føre timer i Moment: