Hvorfor er det viktig å ha et verktøy for avvikshåndtering? Jo, for å lære av sine feil, og finne smartere måter å jobbe på
I denne artikkelen skal vi lufte syv ideer til hvordan du kan tenke nytt om avvikshåndtering, og bruke det til å hjelpe alle leddene i virksomheten til å jobbe bedre.
Om man tenker litt bredere rundt kvalitet og avvikshåndtering er det nemlig mye man kan få til. Avansert struktur for registrering og håndtering av avvik gir et spenn av muligheter – mye mer utover tradisjonell ISO-tankegang og HMS-arbeid.
1. Strukturer avvikene og tilbakemeldingene
Forutsetningen for å håndtere avvik på en god måte og faktisk lære av dem, er å ha et system som legger til rette for en god struktur. Når alle medarbeidere bidrar med å registrere avvik og tilbakemeldinger i et oversiktlig system, har man en unik mulighet til å ta tak i forbedringsområder og lære av dem. Da er det også enkelt å tildele oppfølgingsansvar til medarbeidere.
2. Tenk bredere! Registrer tilbakemeldinger fra alle aktører
Lag et system der dere registrerer tilbakemeldinger fra alle aktører som er involvert i bedriften. Ikke bare ansatte, men også kunder, leverandører og det offentlige. Det kan f.eks. være avviste søknader, kvalitetsmangler i leveranser eller forsinkelser.
Å ha system gir stor verdi. Da kan dere se mønstre, hente ut statistikk, og gjøre konkrete tiltak.
Dere kan f.eks. identifisere tiltak som:
- Trenger de ansatte opplæring i noe?
- Trenger vi å gi kunder grundigere informasjon på et spesifikt punkt i prosjektet?
- Er det noe som ofte går galt i overleveringen av kunden? Hva kan vi gjøre for å forbedre dette?
- En oppgave ofte blir levert for sent, burde vi sette på flere ressurser eller endre bemanningen?
Finn ut hvordan ting kan gjøres bedre, og oppdater oppgavebeskrivelsen med den informasjonen. For eksempel: “Kunden forventer at vi informerer om … i overføringen”. Da vil dette være enklere å gjøre bedre neste gang.
3. Samle inn avvik fra flere systemer
Det holder ikke å bare samle inn avvik på noe av arbeidet dere gjør. Man må samle inn avvik fra alle systemene dere bruker. I Moment har vi åpent API, som gjør at du kan koble programmet opp mot eksterne system, og gjøre avviksoppsamling. Ta kontakt med oss om du vil høre mer om dette, eller les om kvalitetsmodulen vår her.
4. Bruk avvikssystemet for å få mer effektive kundemøter
Avvikssystemet er til god hjelp når man forbereder kundemøter. Gå inn og se på hva som ikke har fungert som planlagt i prosjektet siden sist. Har det vært fristbrudd, eller avvik i kvalitet? Å raskt kunne skaffe seg oversikt over dette sparer masse tid før kundemøtet, og du kan gå i møtet med følelsen av å ha oversikt og kontroll.
Avvikssystemet er også et godt verktøy for å lage forbedringsplan. Det er et vanlig punkt på agendaen i oppfølgingsmøter å snakke om hvordan samarbeidet kan bli bedre. Gjennom avvikene som er registrert kan man se på hva som har ført til forsinkelser i leveransen, eller hvorfor prosjektet har blitt dyrere enn forventet.
5. Avvikssystem til bruk i medarbeidersamtaler
Systematisert dokumentasjon av avvik kan også brukes i medarbeidersamtaler.
Ved å se på dokumenterte avvik har man mulighet til å identifisere forbedringspunkter, og sammen finne ut hvilke tiltak man kan gjøre for at medarbeideren skal få det lettere. Kanskje medarbeideren trenger opplæring i noe, eller bør settes på andre oppgaver?
6. Et uutnyttet verktøy for salgsavdelingen
Har du vurdert muligheten for at avvikssystemet kan brukes i salgsarbeidet også? De fleste salgsavdelinger har potensiale for å ha mer struktur i arbeidet, og avviksregistrering er et verktøy som også kan benyttes av dem. Avviksregistrering kan blant annet brukes til å loggføre hvorfor bedriften har tapt et tilbud. Ved å dokumentere dette kan dere se på trender i hvorfor tilbud tapes, og se på hvilke tiltak som kan gjøres for å få vinne enda flere salg.
7. Tips! Maler for avviksregistrering sparer tid
Spar tid på avviksregistrering ved å bruke pre-definerte maler. Hvis man kan hente opp en mal med preutfylt info når man skal registrere et avvik (som kanskje også inneholder et løsningforslag?), er det større sannsynlighet for at man faktisk gidder å registrere avviket. I Moment ser vi at de bedriftene som senker terskelen for avviksregistrering også får økt bruk av avvikssystemet.
Ikke la følelsene ta overhånd
For noen kan ordet “avvik” føre til skyldfølelse over å ikke ha gjort noe godt nok – men det trenger ikke egentlig å være et følelsesladd ord. Et system for avvikshåndtering er ikke et verktøy for å henge ut folk. Det er et verktøy for å dokumentere avvik og identifisere hvor, når og hvorfor de skjer – og finne ut hvordan man kan gjøre arbeidet bedre til neste gang.
Hvilke muligheter finnes for din virksomhet?
I Moment har vi eksperter på de mulighetene som finnes i bruk av kvalitetssystem og avvikshåndtering, og vi deler gjerne av vår kunnskap og viser deg hvordan andre virksomheter løser dette på den beste mulige måte. Ta kontakt med oss for en uforpliktende samtale om hvordan dere kan jobbe med kvalitet i din virksomhet.
Les mer om kvalitetssikring i dette blogginnlegget.
.
