25.aug.2022 10:48:48 11 min lesetid

Prosjektstyring i kanban: Jobb effektivt i prosjektet

Kjenner du til prosjektstyring i kanban?

Når man jobber prosjektbasert finnes det ulike metoder for å jobbe effektivt – og en av de mest populære er kanban. I denne artikkelen skal vi forklare hva kanban er, og hvordan du setter opp en kanban-tavle for ditt prosjekt. 

Essensen av kanban

En av de mest kjente metodene for å jobbe effektivt i prosjekter er kanban. Kanban er en dynamisk og fleksibel prosjektmodell, der flyt er et sentralt begrep: Kanban visualiserer arbeidsflyten i prosjektet på en oversiktlig måte, som legger til rette for godt samarbeid og åpen kommunikasjon i prosjektene. 

I kanban jobber man i en kontinuerlig flyt, i motsetning til f.eks. Scrum-metoden. I scrum jobber man i klart definerte perioder, ofte på 14 dager. I kanban er det ingen slike avgrensede tidsperioder. 

Psst! Last ned guiden 9 steg til en vellykket gjennomføring av prosjekt for å få gode tips til bedre prosjektstyring.

Slik fungerer kanban: Oppgavetavle med tydelig definert arbeidsflyt

Utgangspunktet for prosjektstyring i kanban er en oppgavetavle, som alle deltakere i prosjektet har tilgang til. 

På oppgavetavlen er hele arbeidsprosessen visuelt presentert, og man setter opp en kolonne for hvert steg i arbeidsflyten. 

Grunnoppsettet i en kanban-tavle er disse tre kolonnene:
  1. To do - oppgaver som skal gjøres (en slags backlog)
  2. Work in progress (WIP) - oppgaver som er under arbeid
  3. Completed/Done - oppgaver som er fullført

Det er vanlig at man tilpasser kolonnene til arbeidsflyten dere har i teamet, man kan legge til så mange kolonner man vil. Dette kommer vi tilbake til lenger ned i artikkelen.

Se eksempel på kanban-tavle i Moment lenger ned

En lapp for hver oppgave

På kanban-tavlen lager man et “kort” eller en “lapp” til hver oppgave i prosjektet. Hver lapp/oppgave går sin gang gjennom stegene i prosjektet: Oppgaven starter i To do-kolonnen, og dras over til neste kolonne når oppgaven settes i arbeid. Når oppgaven har gått gjennom alle stegene i prosessen ender den til slutt opp i siste kolonne: Fullført.  

Sånn setter du opp kanban-tavlen for ditt prosjekt 

På en kanban-tavle kan du legge til så mange kolonner du ønsker, tilpasset arbeidsflyten i ditt team. Involver hele prosjekt-teamet når dere skal i gang med å lage en kanban-tavle.

Start med å kartlegge eksisterende arbeidsflyt

For å finne ut hvilke kolonner dere skal ha på kanban-tavlen må dere starte med å kartlegge arbeidsflyten i prosjektet. Det er viktig å presisere at kanban-tavlen deres ikke skal gi dere en ny måte å jobbe på - den skal snarere sette arbeidsflyten dere har fra før i system.

Identifiser hvilke prosesser dere har i prosjektene.

Lag en visuell presentasjon av arbeidsflyten

Etter dere har definert alle stegene bør dere sette opp en visuell presentasjon av arbeidsflyten. Mange synes det er bra å starte med å tegne opp stegene på en whiteboard, og henge opp post-it-lapper med typiske arbeidsoppgaver. Man kan også tegne opp arbeidsflyten i et digitalt verktøy. 

Lag kolonner for de ulike stegene i prosjektet

Når dere har laget et klart, visuelt bilde av stegene i prosjektet er det tid for å lage spesifiserte kolonner til kanban-tavlen deres. Et kanban-tavle kan bestå av få kolonner eller mange - det avhenger av hvor kompleks arbeidsflyt dere har. 

Det kan for eksempel være To do (planlagte oppgaver), Brainstorming, Produktutvikling, Design, Brukertesting, Gjennomgang, Lansering, Fullført. 

Eksempel

Et typisk kolonneoppsett for et design-team kan for eksempel være slik, satt opp i Moment:

Kanban-i-moment-2

Nøkkelen til effektivitet: Sett en grense for antall oppgaver i WIP 

Noe av det som gjør kanban til en effektiv prosjektmetode er at man setter begrensninger for antall oppgaver man får ha i hver "work in progress"-kolonne. 

For eksempel kan man sette en grense på maks fem oppgaver i en kolonne. Det betyr at dersom det allerede ligger fem oppgaver i “Testing”-fasen av prosjektet, må man fullføre minst én av oppgavene før man får legge en ny oppgave til testing. Hvis derimot en kolonne er nesten tom er det tydelig at det er tid for å dra en ny oppgave over i den kolonnen. 

Antall-begrensningen i hvert steg av prosjektet er det som gjør kanban til en effektiv måte å jobbe på. Det sikrer at prosjekt-teamet får gjort oppgaver ferdig, og dyttet dem videre i prosjektet, i stedet for å starte på mange oppgaver uten å fullføre dem. 

Det er anbefalt å begynne jobbe etter kanban-metoden en liten periode uten å sette begrensninger på WIP, for å observere hvordan arbeidet arter seg. Når dere har sett hvordan det går kan dere starte med en antallsbegrensning. Mange starter med en begrensning på 1-1,5 x antall ressurser i hver kolonne. Juster antallet etter hvert som dere ser prosjektet forløpe. 

Antallbegrensningen gjør flaskehalser synlige 

Om det hoper seg opp oppgaver i en kolonnene på kanban-tavlen kan man raskt fange det opp, og se på hva som er flaskehalsen. På den måten kan man forbedre de områdene i prosjektet som ikke fungerer optimalt, og løse problemer som skaper stopp i prosjektet. Man kan også enklere se om det er behov for å involvere flere ressurser i prosjektet. 

Definér de ansvarlige personene i hvert av stegene i arbeidsflyten

Kanban-metoden legger til rette for godt samarbeid og åpen kommunikasjon i prosjektet, ved at man jobber transparent med oppgavene: Alle medarbeidere kan se hvilke oppgaver som er på tavla og i hvilket steg i prosessen de er. 

Det er viktig at hver prosjektdeltaker er klar over hvilke steg i arbeidsflyten de selv er ansvarlige for. På den måten kan de se på kanban-tavlen, og enkelt se hvilke arbeidsoppgaver som ligger til arbeid hos dem. 

Kanban gir en kontinuerlig flyt i prosjektet

Det er viktig at arbeidsflyten fungerer bra når man jobber med Kanban. Alle oppgaver må naturlig bevege seg gjennom de ulike stegene for at de skal fullføres i riktig tid. 

Kanban legger også opp til fleksibilitet i prosjektet. Ved at alle i teamet til enhver tid har oversikt over opp gaver i arbeid (WIP) kan man etter behov hoppe til en annen oppgave som er under arbeid. Så lenge man holder seg innenfor grensen for antall WIPs. 

Se hvordan du setter opp et kanban-oppgavetavle i Moment:

Sett opp en kanban-tavle i Moment

I Moment kan du jobbe kanban-basert i funksjonen vår for oppgavestyring. 

Her er det enkelt å sette opp en oppgavetavle som er tilpasset arbeidsflyten i ditt prosjekt. Du lager enkelt de kolonnene du trenger, og kan dra oppgaver videre i når de er fullført på ett sted. Lag tags for oppgavens omfang, viktighet. Du kan også tildele oppgaven til visse team-medlemmer. Når en oppgave tildeles et teammedlem får de varsel på e-post. Alle teammedlemmer kan gå inn i oppgavetavlen for å få oversikt over flyten, og de kan filtrere for å se hvilke oppgaver som ligger fordelt til dem for øyeblikket. På den måten er det enkelt å holde alle oppdatert. 

 

Les mer om hvordan HUS Arkitekter bruker mindre tid på prosjektstyring med Moment.