Sturla Røysland 12.jul.2021 05:19:11 9 min lesetid

Ikke kast bort tid og penger - sørg for effektiv prosjektledelse

De fleste prosjektbaserte virksomheter bruker mye tid på å strukturere og følge opp prosjekter. Jo enklere denne prosessen er, desto mindre tid blir brukt på å sette opp, huske frister og tyde og analysere tall når prosjektene går fremover. Slik sparer du tid, og kan fokusere på å levere flott arbeid til kundene dine, øke lønnsomheten og få dypere prosjektinnsikt.

Det riktige prosjektledelsessystem kan hjelpe deg med nettopp dette, og vi vil i dette blogginnlegget utforske de viktigste funksjonene du bør se etter.

Hva skal du se etter?

Fleksibilitet, tilgjengelighet og god oversikt er sentrale elementer. Du bør velge en skybasert løsning som lar deg sette opp et prosjekt på få minutter og varsle deg med relevante tilbakemeldinger om prosjektstatus. Det skal være enkelt å definere budsjetter, timepriser og aktiviteter. Systemet bør også tillate deg å gjøre justeringer underveis, enten i oppsettet eller innkommende tidsregistreringer og utgifter. Til slutt bør prosjektledelsessystemet ditt inneholde en rapportmotor som lar deg lage rapporter som kan tilpasses. La oss gå inn i detaljene nedenfor.

Picture1_ Effective project management will stop you from wasting time and moneyBruk en prosjektplanlegger som er enkel å bruke, og er det skybasert har du tilgang fra hvor som helst.

 

 

 

 

Budsjetter og prismodeller

Når du har en enkel måte å sette opp budsjettene dine med tilsvarende prismodeller, vil det bidra til å skille tydelig hva, hvordan og når du skal fakturere kundene dine. De fleste prosjekter består vanligvis av flere faser eller aktiviteter, som hver kan ha et eget budsjett. Noen budsjetter er timebaserte, noe som betyr at en jobbet time vanligvis tilsvarer en betalt time. Andre budsjetter vil ha en fast prismodell, der du fakturerer klienten din samme beløp uavhengig av hvor mange timer du legger ned. Å ha friheten til å kombinere timepris og fast pris gir deg enorm fleksibilitet i budsjettering.

Aktiviteter og oppgaver

Som nevnt består de fleste prosjekter av flere faser eller aktiviteter. Disse kan ofte brytes ned i under-aktiviteter eller oppgaver. Det er enklere å skape struktur i prosjektet ditt, om du har en enkel måte å definere alle aktivitetene og oppgavene til et prosjekt. Du vil da være i stand til å definere, kategorisere og gruppere arbeidet som må gjøres, samt legge til time-estimater og frister. Hvis du trenger å planlegge ressursene dine, vil det å gjøre alt riktig satt opp gjøre prosessen mye enklere og gi deg mye mer innsikt i det planlagte arbeidet ditt.

Oversikt over oppgaver og aktiviteter

Det er en ting å sette opp og planlegge alt som må gjøres, men det er en annen ting å holde styr på alt. Det vil være en fordel at prosjektledelsessystemet skal varsle deg når du har passert visse terskler, for eksempel når du har brukt 50% av dine estimerte timer, eller når en aktivitet eller oppgave når fristen. Det skal være enkelt å se nøyaktig hvor mye som er fakturert, hvor mye av budsjettet som er igjen og hvilken fortjeneste du kan forvente. På denne måten kan du fokusere på levering i stedet for å bekymre deg for å gå glipp av en frist eller gå over budsjettet.

 

Picture2_ Effective project management will stop you from wasting time and money

God oversikt over viktig informasjon i dine prosjekter hjelper deg til å evaluere prosjektets suksess, og å planlegge flere prosjekter. 

 

 

 

Timeregistrering og fakturering


Ikke alle systemer for timeregistrering er like, se derfor ett system som kan gi deg en enkel måte å overvåke innkommende timer og sjekke at beskrivelsene og antall timer er i samsvar med selskapets standarder. Hvis du oppdager avvik, trenger du en enkel måte å redigere tidsregistrene eller sende de tilbake til kollegaen med en kommentar om hva som må endres. Prosjektledere vet at ikke-fakturerbar tid er en uheldig del av mange prosjekter. Men når du trenger å redusere noen timer av dine kommende fakturaer, vil det å ha en enkel måte å i det minste sørge for at du sparer tid mens du holder kundene fornøyde. Justering av fakturerbar tid uavhengig av registrerte timer er et minimum i ethvert prosjekt-system, og bør gjøres uten mye oppstyr. Å ha en måte å dokumentere dette til kundene dine, vil også spare mye tid på å krangle frem og tilbake.

Kostnadskontroll og fakturering

Mange prosjekter har en eller annen form for utgifter utover bare timer. Dette gjør kontroll og fakturering av disse utgiftene til en viktig del av prosjektledelsen, og det beste er å få dette i en enkel operasjon. Noen prosjektutgifter kommer i form av elektroniske fakturaer til regnskapssystemet ditt, mens andre kan komme i form av en PDF-fil eller til og med en fysisk kvittering. Uansett trenger du å kunne registrere utgifter direkte i et prosjekt, knytte det til riktig aktivitet og avgjøre om du selv skal dekke utgiften eller fakturere den til din klient - med eller uten tillegg.

Prosjekt rapporter

Til slutt, når alt er sagt og gjort - prosjektet er levert, og det er på tide å telle poengsummen. Da må du ha en effektiv måte å lage svært spesifikke rapporter vil hjelpe deg å få nødvendig innsikt i prosjektet og vurdere om det gikk etter planen eller ikke. Siden du delte prosjektet inn i aktiviteter og oppgaver, la til i timestimater, holdt oversikt over tidsbruk, sto for ikke-fakturerbare timer og fulgte tydelig definerte budsjetter, skulle det nå være enkelt å se om prosjektet var lønnsomt. Du bør ha muligheten til å kunne se hvordan det gikk med hver aktivitet, om du estimerte riktig og om du trenger å gjøre justeringer i fremtidige prosjekter. Å sammenligne dette prosjektet med andre prosjekter, enten en til en eller på tvers av prosjektkategorier, er noe rapporteringsverktøyet ditt burde tillate.

Konklusjon

Å ha effektive verktøy for prosjektledelse vil spare deg for tid og penger, gi deg bedre innsikt og hjelpe deg med å planlegge fremtidige prosjekter både raskere og bedre. Det vil også senke skuldrene og hjelpe deg med å fokusere på å levere bedre produkter og tjenester til kundene dine, siden du kan stole på at systemet vil varsle deg når det er nødvendig.