Sturla Røysland 12.jul.2021 11:19:11 10 min lesetid

Veien til effektiv prosjektledelse: Et godt prosjektstyringssystem

Veien til effektiv prosjektledelse går via god strukturering og oppfølging. Om du sørger for å optimalisere disse prosessene vil du spare tid, slik at du heller kan fokusere på å levere flott arbeid til kundene dine, øke lønnsomheten og få dypere prosjektinnsikt.

Det riktige prosjektstyringssystemet kan hjelpe deg med strukturere og følge opp prosjektene dine bedre. Men hvilke funksjoner bør du se etter? Det skal vi gå gjennom i denne artikkelen. 

Velg et prosjektstyringssystem som gir fleksibilitet, tilgjengelighet og oversikt 

Fleksibilitet, tilgjengelighet og god oversikt er sentrale elementer i et prosjektstyringssystem. Du bør velge en skybasert løsning som lar deg sette opp et prosjekt på få minutter og varsle deg med relevante tilbakemeldinger om prosjektstatus.

Det skal være enkelt å definere budsjetter, timepriser og aktiviteter. Systemet bør også tillate deg å gjøre justeringer underveis, enten i oppsettet eller innkommende tidsregistreringer og utgifter. Til slutt bør ditt prosjektstyringsverktøy inneholde en rapportmotor som lar deg lage rapporter som kan tilpasses. La oss gå inn i detaljene nedenfor.

Picture1_ Effective project management will stop you from wasting time and moneyBruk en prosjektplanlegger som er enkel å bruke, og er det skybasert har du tilgang fra hvor som helst.

 

 

 

 

Det skal være enkelt å sette opp budsjetter og prismodeller

Når du har en enkel måte å sette opp budsjettene dine med tilsvarende prismodeller, vil det bidra til å skille tydelig hva, hvordan og når du skal fakturere kundene dine.

De fleste prosjekter består vanligvis av flere faser eller aktiviteter, som hver kan ha et eget budsjett. Noen budsjetter er timebaserte, noe som betyr at én jobbet time vanligvis tilsvarer én betalt time. Andre budsjetter vil ha en fast prismodell, der du fakturerer klienten din samme beløp uavhengig av hvor mange timer du legger ned.

Velg et prosjektstyringssystem der du har friheten til å kombinere timepris og fast pris, det gir deg enorm fleksibilitet i budsjettering.

Definerte aktiviteter og oppgaver skaper struktur i prosjektet

Det er enklere å skape struktur i prosjektet ditt om du har en enkel måte å definere alle aktivitetene, under-aktivitetene og oppgavene til et prosjekt. Du vil da være i stand til å definere, kategorisere og gruppere arbeidet som må gjøres, samt legge til time-estimater og frister.

Hvis du trenger å planlegge ressursene dine vil et riktig oppsett av aktiviteter og oppgaver gjøre prosessen mye enklere, og gi deg mye mer innsikt i det planlagte arbeidet ditt.

Automatiske varsler om om fremgangen i prosjektet gir bedre prosjektstyring

Det er én ting å sette opp og planlegge alt som må gjøres, men det er en annen ting å holde styr på alt. Det vil være en fordel at prosjektstyringsverktøyet skal varsle deg når du har passert visse terskler, for eksempel når du har brukt 50% av dine estimerte timer, eller når en aktivitet eller oppgave når fristen.

Det skal være enkelt å se nøyaktig hvor mye som er fakturert, hvor mye av budsjettet som er igjen og hvilken fortjeneste du kan forvente. På denne måten kan du fokusere på levering i stedet for å bekymre deg for å gå glipp av en frist eller gå over budsjettet.

 

Picture2_ Effective project management will stop you from wasting time and money

God oversikt over viktig informasjon i dine prosjekter hjelper deg til å evaluere prosjektets suksess, og å planlegge flere prosjekter. 

 

 

 

Timeregistrering og fakturering


Ikke alle systemer for timeregistrering er like, se derfor etter et prosjektstyringssystem som kan gi deg en enkel måte å overvåke innkommende timer og sjekke at beskrivelsene og antall timer er i samsvar med selskapets standarder. Hvis du oppdager avvik, trenger du en enkel måte å redigere tidsregistrene eller sende dem tilbake til kollegaen med en kommentar om hva som må endres.

Prosjektledere vet at ikke-fakturerbar tid er en uheldig del av mange prosjekter. Med et enkelt system for timeføring vil du spare inn tid, og på den måten redusere noen timer av dine kommende fakturaer. Effektiv timeføring holder også kundene fornøyde.

Justering av fakturerbar tid uavhengig av registrerte timer er et minimum i ethvert prosjektstyringsverktøy, og bør gjøres uten mye oppstyr. Å ha en måte å dokumentere dette til kundene dine, vil også spare mye tid på å krangle frem og tilbake.

Kostnadskontroll og fakturering: Knytt utgifter direkte til prosjektet og riktig aktivitet 

Mange prosjekter har en eller annen form for utgifter utover bare timer. Dette gjør kontroll og fakturering av disse utgiftene til en viktig del av prosjektledelsen, og det beste er å få et godt system for dette.

Noen prosjektutgifter kommer i form av elektroniske fakturaer til regnskapssystemet ditt, mens andre kan komme i form av en PDF-fil eller til og med en fysisk kvittering. Uansett trenger du å kunne registrere utgifter direkte i et prosjekt, knytte det til riktig aktivitet og avgjøre om du selv skal dekke utgiften eller fakturere den til din klient – med eller uten tillegg.

Prosjekt-rapporter skal gi deg nødvendig innsikt i hvordan prosjektet gikk

Til slutt – når prosjektet er levert – er det på tide å telle poengsummen. Gikk prosjektet etter planen? Prosjektstyringssystemet ditt bør gi deg effektive måter du kan lage svært spesifikke rapporter. Disse rapportene skal gi deg innsikt i prosjektet, sånn at du kan vurdere om det gikk etter planen eller ikke.

Rapporten lar dere finne ut hvor dere estimerte riktig, og hva dere eventuelt bør justere i fremtidige prosjekter:

Siden du delte prosjektet inn i aktiviteter og oppgaver, la til i timestimater, holdt oversikt over tidsbruk, sto for ikke-fakturerbare timer og fulgte tydelig definerte budsjetter, skal det nå være enkelt å se om prosjektet var lønnsomt. Du bør ha muligheten til å kunne se hvordan det gikk med hver aktivitet, om du estimerte riktig og om du trenger å gjøre justeringer i fremtidige prosjekter. Rapporteringsverktøyet ditt bør gi deg muligheten til å sammenligne dette prosjektet med andre prosjekter, enten én til én eller på tvers av prosjektkategorier.

Konklusjon

Å ha effektive verktøy for prosjektledelse vil spare deg for tid og penger, gi deg bedre innsikt og hjelpe deg med å planlegge fremtidige prosjekter både raskere og bedre. Det vil også senke skuldrene og hjelpe deg med å fokusere på å levere bedre produkter og tjenester til kundene dine, siden du kan stole på at systemet vil varsle deg når det er nødvendig.

 

Har du lyst til å få en uforpliktende gjennomgang av Moments prosjektstyringssystem? Vi viser deg gjerne hvordan ressursplanlegging, timeregistrering, kostnadsoversikt fungerer. Du kan bestille en gratis demo her eller opprette en gratis testbruker om du vil klikke deg rundt i systemet på egen hånd. 

Hør hvorfor arkitekter, ingeniører og byråer får bedre koll på prosjektstyringen med Moment: Les kundereferanser her