Sturla Røysland 2021-jul-16 06:54:21 7 min read

Öka din likviditet med enklare fakturering i Moment

Kassaflöde är för ett företag vad syre är för din kropp - viktigt för överlevnad. Att se till att du får betalt är därför en av de viktigaste sakerna du kan göra för ditt företag. Utan det kan du inte betala löner, räkningar eller dig själv. Du kan inte heller investera i eller utöka ditt företag. Allt detta kan tyckas uppenbart - vilket gör det ännu mer förvånande att se hur många företag som tar en så enkel, men ändå viktig del av verksamheten för givet. De riskerar att offra sin likviditet genom att inte fakturera sina kunder tidigt, genom att ha föråldrade faktureringsverktyg och se till att de får betalt.

En av de mest effektiva åtgärderna du kan vidta i ditt företag för att öka likviditeten och göra ditt företag mer motståndskraftigt är att säkerställa goda faktureringsrutiner genom att fakturera i tid och ha ett bra system. Att ha rätt verktyg för uppgiften hjälper dig att göra detta enklare och minska tidsförbruket, så att du kan fakturera både snabbare och tidigare. Du får också en bättre överblick över vilka fakturor som förfaller eller redan har förfallit. I det här blogginlägget tittar vi på hur Moment hjälper dig att skapa och skicka kvalitetssäkrade fakturor och se till att de betalas.

Tidsregistrering och godkännande

Om du fakturerar per timme kommer du troligtvis att behöva registrera och godkänna tidsregistreringar. Överraskande nog har många kontor fortfarande manuellt godkännande av tidsregister genom att skriva ut rapporter eller utarbeta fakturor och dela ut dem till projektledare för justeringar. I slutet av arbetsdagen samlar de in alla papper och anger så manuellt beskrivningar och timmar på nytt i projektverktyget. Detta är ett gammaldags och inte minst tidskrävande sätt att se till att timmar faktureras korrekt.

I Moment kan alla projektledare se og justere en vilken som helst tidsregistrering så snart en kollega har registrerat timmar. Om beskrivningen saknas kan du skicka tillbaka en kommentar till din kollega, genom att lägga till en kommentar om vad som behöver ändras. Din kollega kommer att få ett e-postmeddelande med kommentaren och en länk direkt till timlistan. Och kanske det viktigaste av allt; Du kan justera fakturerbar tid separat från arbetstid och därmed bibehålla exakta projektkostnader för teammedlemmar. Vi rekommenderar vanligtvis projektledare att gå igenom tidsregistreringar en gång i veckan för att säkerställa att de är i överensstämmelse med kontrakt, projektets utveckling och kundens förväntningar.

Elektroniska fakturor

Elektronisk fakturering, eller e-fakturering, har existerat länge. Detta gör att du kan skicka fakturor direkt till kundens faktureringssystem (vanligtvis ett redovisningsverktyg) för oerhört enkelt godkännande. Många företag har inte kunnat implementera denna effektiva standard och har föredragit att hålla sig till goda gammaldags PDF-filer eller till och med fakturor på papper. Något som kostar en förmögenhet, både för dem själva och deras kunder.

Moment stöder e-fakturering via både EHF, PEPPOL och GLN-standarden. Detta möjliggör e-fakturering i alla europeiska länder, eller där dessa standarder stöds. När det är dags att fakturera kunder har godkännande av tidsregistrering (förhoppningsvis) redan gjorts, och allt du behöver göra är att skicka fakturorna och vänta på att betalningarna kommer fram. Om du behöver justera i sista minuten, till exempel lägga till en kommentar eller beskrivande text, kan fakturan enkelt redigeras innan den skickas. Du kan också välja om timspecifikationen och bilagorna för projektutgifter ska inkluderas eller inte.

Betalningsregistreringar och påminnelser

De flesta banker erbjuder idag en lösning för att skicka ut betalningsstatus, som ger dig en översikt över vilka fakturor som har betalats eller inte. Denna tjänst kallas ofta ett "OCR-avtal".

Detta är en mycket bättre lösning än att registrera betalningar manuellt genom att gå igenom kontoutdraget, vilket är en tidskrävande och onödig operation. Eftersom Moment kan ta emot OCR-filer direkt från banken registreras alla betalningar automatiskt och uppdateras i kundöversikten i Moment. Om en faktura inte har betalats senast på förfallodagen kommer den att markeras som förfallodag, och du kan skicka betalningspåminnelser via e-post direkt från Moment och skilja mellan första och andra påminnelsen. Så snart betalning har registrerats kommer motsvarande projektöversikter också att uppdateras och vara synliga för projektledare.

Integration med ditt bokföringssystem

När du är klar med fakturering kommer du att ha denna information / data i ditt bokföringssystem. Utan rätt integration eller filexport måste all redovisningsinformation anges manuellt och du slösar bort dyrbar tid och energi. Och manuell inmatning ökar också risken för fel.

Eftersom vi strävar efter att eliminera alla onödiga tidstjuvar, integrerar vi Moment med alla redovisningssystem som våra kunder använder - så länge deras system tillåter integration eller filimport. På detta sätt överförs all information som är relevant för redovisning automatiskt.
Detta inkluderar vanligtvis kund- och projektdata, fakturanummer, rader och belopp. Moment kan också importera projektkostnader från ditt redovisningssystem så att du kan fakturera kostnader till din klient om det behövs, och ha ett korrekt projektkonto.

Konkludering

Vi hör ofta berättelser från våra kunder om att de har minskat och mer än halverat faktureringstiden efter att de bytt till Moment. Detta ger enorma besparingar, vilket kan frigöras för andra operativa uppgifter. En ytterligare fördel är naturligtvis ökad likviditet, eftersom du fakturerar tidigare, skickar betalningspåminnelser oftare och har tid och energi att vara medveten om timmar och avgifter som du annars inte hade upptäckt. Letar du efter ett enklare sätt att fakturera dina timmar och öka din likviditet? Boka en demo hos oss idag. Naturligtvis helt utan förpliktelser.

 

 

Nyfiken? Klicka här