Marit Lauritzen 2021-jul-14 02:15:21 7 min read

5 steg till framgångsrik projektledning

1. Planera dina resurser


Missförstånd och misstag kan ofta leda till onödiga kostnader i dina projekt, och du kan behöva använda resurser på att korrigera misstag och göra om arbetet. Bra planering i de inledande faserna kommer att öka sannolikheten för ett framgångsrikt projekt. Och du och dina kunder kommer att vara nöjda med resultatet.

Ta reda på hur många timmar du kan spendera och dela dem i veckor och resurser du har tillgängliga i varje fas. Detta gör att projektmedlemmar, projektledare och ledning för övrigt, kan se hur mycket tid varje anställd kan använda varje vecka. När projektet utvecklar sig, kan teamet se uppdaterad information om registrerade timmar jämfört med vad som har blivit planerat. Resurshantering ökar budgetmedvetenheten och ger ett säkerhetsnät för projektledaren.

2. Lägg till priser och prisförändringar direkt

För att skapa en smidig faktureringsprocess är det klokt att se var du kan skära ner administrativt arbete (vilket ofta är en ren kostnad). I det ögonblicket et kontrakt undertecknas, läggs de priser som avtalats till i systemet, tillsammans med överenskomna öppettider och nödvändig kundinformation. Detta hjälper faktureringsprocessen att köra på autopilot, och du har full kontroll över lönsamheten från början till slut.

Om du upptäcker att det krävs fler timmar för att leverera projektet än avtalat, kontaktas kunden för att diskutera möjligheten till några extra timmar om kontraktet tillåter det. Om detta inte är möjligt kan du skapa en aktivitet med en "icke-fakturerbar" prismodell som du kan använda för att logga extra timmar. På detta sättet behöver du inte korrigera dessa timmar senare, och du kommer att se till att fakturor skickas med rätt antal fakturerbara timmar. Även om de flesta projekt borde vara fakturerbara, rekommenderar vi att du lägger till en icke-fakturerbar prissättningsmodell för arbete som inte genererar inkomst från början. Detta gör att du kan ha en fullständig översikt över alla timmar som inte ger inkomst och kan enkelt skilja på procentandelen fakturerbara timmar kontra icke fakturerbara timmar.

3. Godkänn timmar kontinuerligt

De flesta företag som arbetar på timbasis har upplevt att de använder mer tid än planerat. Till exempel, om anställda registrerar sina timmar sent, används mer än planerat eller loggar fel.
Detta upptäcks ofta inte förrän de ska skicka fakturan, eller ännu värre - när en kund klagar över att en faktura är felaktig. Då är det för sent att göra någonting med de använda timmarna, plus att du måste spendera tid på att korrigera fakturorna.

miljo_3_1920x1080Lyckligtvis finns det bättre lösningar: Så snart en projektmedlem registrerar sina timmar i ett projekt, bör dessa timmar vara tillgängliga för godkännande av projektledaren. Detta gör det möjligt för projektledaren att ha full kontroll över tiden så snart tiden har registrerats. Om det inte är enligt planen kan chefen meddela projektmedlemmarna omedelbart. Detta hjälper till att se att alla arbetar enligt plan och att tidsregistreringarna är korrekta och godkända långt innan fakturering.

Det är dock inte lätt (eller rekommenderat) att granska registrerade timmar på alla projekt varje dag. För att säkra att du inte överskrider budget, är det bra att låta systemet meddela dig om registrerade timmar i förhållande till beräknade timmar. För ögonblicket kan du bestämma vilka procentsatser som ska utlösa ett e-postmeddelande, till exempel när du har nått 50%, 70% och 90% av beräknade timmar per aktivitet.

4. Uppföljning av fakturor och betalningar

Om du har en person hos dig som tar hand om fakturering, rekommenderar vi att du som projektledare behåller kontrollen över betalningar från kunder i dina projekt. Automatiska betalningsuppdateringar kan ordnas genom ett "OCR-avtal" som du gör med din bank. När vi pratar om automatisering rekommenderar vi starkt att du skickar elektroniska fakturor till dina kunder. Detta skickas direkt från dig till din kunds fakturasystem, och säkrar att fakturan hamnar hos rätt mottagare omedelbart. Att skicka fakturor elektroniskt går mycket snabbare än med papper eller PDF och resulterar ofta i snabbare betalning. Du vill också ha en uppdaterad fakturahistorik, inkluderat information om vad som har blivit skickat, när och till vem.
Din ekonomichef / CFO kommer också att vara glad eftersom elektronisk fakturering är billigare än att hantera transaktioner manuellt!

Om en faktura inte har betalats av din kund ska du omedelbart skicka en betalningspåminnelse. För ögonblicket kommer du automatiskt att få en lista med förfallna fakturor. Här kan du välja de som ska ha ett påminnande om betalning och skicka dem via e-post med en fördefinierad text. För att upprätthålla goda kundrelationer kan det första meddelandet skickas gratis mot sen betalning eller tilläggsavgift. Om kunden inte betalar efter en eller två vänliga påminnelser, bör du stoppa projektet och kontakta kunden direkt och komma överens om en betalningsplan.

5. Evaluere prosjektet

Att analysera och utvärdera projektet är kanske en av de viktigaste sakerna, åtminstone för framtida lärande och prissättning av projekt. Analys av lönsamhet hjälper dig att göra bättre uppskattningar och göra mer lönsamma erbjudanden på framtida projekt. Genom att analysera flera projekt och jämföra dem kan du skapa en bild av vilken typ av projekt du ska fokusera på och bör prioritera i framtiden. För närvarande kan du se intäkterna per timme, den anställdes verkliga kostnad för ett projekt och avgiftsmarginalen. Genom att använda taggar / koder kan du också se hur mycket som faktureras och inte faktureras per projekttyp.

Nyfiken? Klicka här