Sturla Røysland 2021-jul-13 02:36:27 9 min read

Effektiv projektförvaltning vill stoppa dig från att kasta bort tid och pengar

De flesta projektbaserade företag använder mycket tid på att strukturera och följa upp projekt. Ju enklare denna process är, desto mindre tid används på setup, att komma ihåg deadlines och tyda och analysera tal när projekten går framåt. Detta låter dig spara tid, fokusera mer på att leverera bra arbete till dina kunder, öka lönsamheten och få djupare projektinsikt.

Ett bra projektförvaltnings system kan hjälpa dig göra just det, så i detta blogginlägg, skall jag utforska de viktigaste funktionerna du borde leta efter.

Vad du borde leta efter

Tillgänglighet, flexibilitet och god översikt är centrala element. Du vill ha en molnbaserad lösning som låter dig skapa ett projekt på några få minuter och som ger dig relevant feedback om projektstatus. Det bör vara enkelt att definiera budgetar, timpriser och aktiviteter. Systemet bör också göra det möjligt för dig att göra justeringar under tiden, antingen i din setup eller i inkommande tidsregister och kostnader. Slutligen bör ditt projektledningssystem innehålla en rapportmotor som gör att du kan skapa anpassningsbara rapporter. Låt oss se på detaljerna nedan.

Picture1_ Effective project management will stop you from wasting time and moneyAtt ha din projektplanering i ett lättanvänt,
molnbaserat system gör det tillgängligt över allt


 

 

 

 

Budgeter och prismodeller

När du har ett enkelt sätt att sätta upp dina budgetar med liknande prissättningsmodeller, kommer det att hjälpa dig att tydligt se vad, hur och när du ska fakturera dina kunder. De flesta projekt består vanligtvis av flera faser eller aktiviteter, som vart och ett kan ha en separat budget. Vissa budgetar är timbaserade, vilket innebär att en arbetad timme vanligtvis motsvarar en betald timme. Andra budgetar har en fast prismodell där du fakturerar din kund samma belopp oavsett hur många timmar du lägger ner. Att ha friheten att kombinera timpris och fast pris ger dig en enorm flexibilitet i budgeteringen.

Aktiviteter och uppgifter

Som nämnt tidigare, består de flesta projekt av flera faser eller aktiviteter. Dessa kan ofta delas upp i underaktiviteter eller uppgifter. Att ha ett enkelt sätt att definiera alla aktiviteter och uppgifter i ett projekt, gör det enkelt att skapa struktur i ditt projekt. Man önskar att kunna definiera, kategorisera och gruppera det arbete som behöver göras, samt lägga till timberäkningar och tidsfrister. Om du skulle behöva planera dina resurser kommer processen att bli allt enklare och ge dig en bättre inblick i ditt planerade arbete.

Översikt över uppgifter och aktiviteter

Det är en sak att sätta upp och planera allt som behöver göras, men det är en annan sak att hålla reda på allt. Du vill att ditt projektledningssystem ska varna dig när du har passerat vissa trösklar, till exempel när du har spenderat 50% av dina estimerade timmar, eller när en aktivitet eller uppgift når sin deadline. Det bör vara lätt att se exakt hur mycket som har fakturerats, hur mycket av din budget som finns kvar och vilken vinstnivå du kan förvänta dig. På detta sättet kan du fokusera på leverans istället för att oroa dig för att missa en deadline eller gå över budgeten.

Tidsregistrering och godkänningar


Inte alla tidsregistreringar skapas likadant, därför vill du ha ett enkelt sätt att övervaka inkommande timmar och kontrollera att beskrivningarna och antalet timmar stämmer med företagets standard. Om du upptäcker avvik, vill du ha ett enkelt sätt att redigera tidsregister eller returnera dem till medarbetaren med en kommentar om vad som behöver förbättras. De flesta projektledare vet också att icke-fakturerbar tid är en negativ del av många projekt. Men när du behöver dra av timmar från dina kommande fakturor, har du ett enkelt sätt att åtminstone säkerställa att du sparar tid samtidigt som du håller dina kunder nöjda. Att justera fakturerbar tid oberoende av registrerade timmar är ett minimum i alla PM-system och bör göras utan större svårighet. Att ha ett sätt att dokumentera detta för dina kunder sparar också mycket tid att diskutera fram och tillbaka.

 

Picture2_ Effective project management will stop you from wasting time and money

Att hålla reda på viktig information i dina projekt hjälper dig att bedöma projektets prestation och planera framtida projekt.

 

 

 

Kostnadsspårning och fakturering


Många projekt kommer att innehålla någon form av utgifter förutom bara timmar. Detta gör spårning och fakturering av dessa utgifter till en betydlig del av projektledning, och du vill att detta ska vara en enkel operation. Vissa projektkostnader kommer i form av elektroniska fakturor till ditt redovisningssystem, medan andra kan komma i form av en PDF-fil eller till och med ett fysiskt kvitto. Hur som helst, du önskar att kunna registrera utgifter direkt i ett projekt, koppla det med rätt aktivitet och avgöra om du själv ska täcka utgiften eller fakturera den till din klient - med eller utan avgift.

Projektrapporter

Slutligen, när allt är sagt och gjort - projektet levereras och det är dags att summera upp. Att då ha ett effektivt sätt att skapa tydliga rapporter hjälper dig att få nödvändig inblick i projektet och bedöma om det gick enligt plan eller inte. Eftersom du delade upp projektet i aktiviteter och uppgifter, lade till i tidsberäkningar, höll reda på tidsanvändning, redogjorde för icke-fakturerbara timmar och följde tydligt definierade budgetar, skulle det nu vara lätt att se om projektet fungerade bra.
Du bör kunna se hur det gick i varje aktivitet, om du beräknade rätt och om du behöver göra justeringar i framtida projekt. Att jämföra detta projekt med andra projekt, antingen en till en eller över projektkategorier är något som ditt rapporteringsverktyg kommer att möjliggöra.

Konklusion

Att ha effektiva verktyg för projektledning sparar till slut tid och pengar, ger dig bättre insikt och hjälper dig att planera framtida projekt både snabbare och bättre. Det kommer också att få dig att sänka dina axlar och hjälpa dig att fokusera på att leverera bättre produkter och tjänster till dina kunder eftersom du kan lita på att systemet vill meddela dig vid behov. Om du överväger att uppgradera ditt nuvarande verktyg för projektledning, bör du också överväga att registrera dig för ett 30-dagars gratis konto hos Moment, det främsta PM-systemet för arkitekter, ingenjörer och mediebyråer.
.