Origo Arkitektgrupp


Origo i en knipa

Med bas i Bergen, Norge, har Origo Arkitektgruppe siden grunnleggelsen i 1987 vært fokusert på komplekse bygninger.

Kontoret arbetar främst med stora offentliga byggprojekt, till exempel skolor, sjukhus och vårdhem, och är vanligtvis involverade i varje projektfas, från programmering, till skissering och till uppföljning på byggplatsen.
- Vi arbetar med alla sorters kunder, från privatpersoner och företag till stora, offentliga företag som Statsbygg. Större delen av våra timmar går till stora, komplexa projekt för företag inom offentlig folkhälsa, och kommuner.

Bra, kompetent arkitektur och innovativa lösningar är viktigt. Deras mål är att ge byggnader rika på upplevelse för sina användare.

Eftersom Origo arbetar med stora, komplicerade projekt har de den kompetens som behövs för att göra mindre projekt, eller ”pärlor” som Eirik också kallar det. Även om de deltar i arkitekturtävlingar är det viktigt att projekten är realistiska och möjliga att genomföra.

- Slutmålet är att ha funktionella byggnader för våra kunder, oavsett om det är en familj som behöver hjälp för att förenkla logistik i vardagen eller stora projekt som rehabilitering av Nationaltheatret (Nationalteatern i Oslo) som vi gör i samarbete med FuthArk och Ratio Arkitekter.

Utmaningar

Eirik berättar för oss hur Origos tidigare projektledningssystem hade ett mycket krävande gränssnitt, vilket gjorde det svårt för projektledare att utföra resursfördelning och att hantera projekt ordentligt.


- Det var särskilt utmanande när det gällde att rapportera till vår CEO för att få en överblick över tillgänglig kapacitet. Detta krävde många extra timmar från administratörer och projektledare, och gjorde det svårt att hålla kontroll över den tid som användes.

Behovet av att ständigt dubbelföra data på grund av begränsningar i deras system innebar också att de hade mindre tid och energi att fokusera på att leverera .
Eirik avslöjar att Origo hade försökt utveckla programvaran de använde, men det hade behållit mer eller mindre samma gränssnitt under de senaste 12-15 åren.

- Medan alla andra program blir mer användarvänliga såg vi att vi använde för mycket tid på det. Det var en relativt lång process för att ta reda på vad vi ville ändra till, eftersom vi ville göra rätt val.

Moments resa

Efter att ha gjort en genomgång av alla deras system för tidsspårning, erbjudanden, resekostnader, kvalitetssäkring, bestämde de sig för att hitta en plattform som inkluderade allt detta i ett paket.

- Vi sökte brett på marknaden för att se vilka lösningar som fanns och vad de kunde erbjuda.

Huvudfokuset var möjligheten att återanvända så mycket information som möjligt, så att de kunde lägga mer tid på arkitektur, snarare än att upprepa saker de redan hade gjort, som att manuellt fördela timmar som redan hade definierats i ett erbjudande.

- Det vi gillade med Moment, var känslan av att våra önskemål matchade ert erbjudande och att ni hade intentioner att utveckla detta ytterligare. Vi har gett input om vad vi vill och vi ser att förändringar sker snabbt - ni lyssnar på oss och det gör detta till en mycket bra lösning för oss.

Läs mer om Moment och hur lösningen har förändrat verksamheten hos Origo.

Moment som en lösning

Moment är ett projekt och resurshanteringsprogram, utvecklat särskilt för arkitektbranschen.

Med mer än 3000 arkitekter som använder systemet dagligen, är syftet med Moment att ge användarna de verktyg som krävs för att köra en effektiv operation.

Den kanske viktigaste tjänsten Moment erbjuder är att minska behovet av upprepade, manuella uppgifter och arbeta i olika, frånkopplade system. Moment samlar snyggt alla operativa verktyg i en låda, där användarna kan plocka och välja de som de behöver när som helst.

Eftersom Origo letade efter en tjänst som skulle täcka deras operativa behov och minska den tid som krävs för att planera och hantera deras projekt, kom Moment fram vid rätt tidpunkt.

"Kostnaden var överraskande låg, så allt var ganska smärtfritt."
- Eirik Oen Lie

Onboardingen

Efter några möten beslutade Eirik och resten av ledningen på Origo att Moment såg ut som rätt lösning för deras problem.

Vi bestämde ett datum för start och kartlade detaljerna, till exempel vilken data de skulle vilja importera och vilken redovisningsintegration de skulle använda.

Origo önskade att överföra all datahistorik så att de kunde behålla projekthistoriken inom Moment och få referensdata vid behov.

- Vi bestämde helt enkelt ett datum, flyttade allt och nästa dag började vi spåra timmar i Moment. Alla projekt överfördes direkt från det tidigare systemet. Kostnaden var överraskande låg, så allt gick ganska smärtfritt.

Resultatet av att byta till Moment

Möjligheten att återanvända information är den största glädjen Eirik har haft av att implementera Moment.

Speciellt, hjälper Erbjudanden-modulen dem att påskynda processen med att få erbjudanden accepterade och till projekt.

- Vi använder ofta Erbjudanden-modulen för att skapa kund-erbjudanden med leveranser, beräknade timmar och avgifter, som kunden enkelt kan acceptera eller avböja på kundens erbjudandesida. Om det accepteras, skapar vi ett motsvarande projekt med alla aktiviteter och estimater med ett klick på en knapp. Detta gör att vi kan återanvända information och sparar oss mycket tid.

Projektledarna har i synnerhet välkomnat förändringen, eftersom det nu har blivit väldigt lätt för dem att hålla reda på timmarna, särskilt eftersom de får varningar när projektaktiviteterna har nått en tröskel. Genom att aktivt använda Moment’s taggsystem har projektuppföljning blivit mycket enklare.

- Vi började aktivt sätta taggar på våra projekt för att kunna använda dem som referenser senare. Till exempel, om vi behöver en referens för ett hälsovårdsprojekt, kan vi helt enkelt filtrera efter taggen "hälsovård" och få en överblick över alla våra referensprojekt. Vi lägger också till information om hur stora projekt är, vad adressen är, etc., så att vi får projektsidor lättillgängliga i Moment.

Slutligen, lägger Origos administration mycket mindre tid på icke-fakturerbara aktiviteter. Tidigare var administratörer tvungna att manuellt utföra resursfördelning baserat på önskemål från projektledare, vilket i huvudsak var dubbelarbete. Idag fördelar projektledare resurser direkt inuti sina projekt, där de själva känner till alla detaljer.

- Det är uppenbart att mindre tid läggs på att hantera resurser av människor som sitter utanför projekten. Behovet av ren, administrativ, icke-fakturerbar tid har nästan försvunnit.

KOMMA IGÅNG MED MOMENT I DAG!

Ta kontroll över dina projekt och resurser med ett komplett operativt verktyg. Projektledning, tidshantering, resursplanering och fakturering, allt i ett system.